Organisation séminaire entreprise

Organisation seminaire entreprise

Organisation séminaire entreprise : conseils, offres et bons plans

Il faut du temps pour planifier l’organisation d’un séminaire, définir à l’avance le thème à aborder et l’objectif de la réunion, choisir un lieu adapté à votre budget et au nombre de personnes, définir et adapter certains repas aux participants (allergies, restrictions, croyances).

Si vous souhaitez organiser des activités, des visites ou des excursions, il vous faut choisir un lieu de séminaire et d’hébergement en fonction de ses activités. Vous valorisez l’image de votre entreprise et de vos invités en organisant vos séminaires dans des lieux d’exception, à l’inverse un lieu triste ou sombre peut donner une mauvaise image. Toutes ces données sont à prendre en considération pour l’organisation de votre séminaire.

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Où organiser votre séminaire entreprise ?

Le lieu du séminaire est très important, c’est l’élément clé pour réussir un évènement. Tout d’abord, pour l’organisation de votre séminaire, le lieu doit être choisi en fonction de votre budget. Évitez les hôtels de luxe ou les lieux de séminaire prestigieux si votre budget est restreint, préférez pour l’organisation de votre séminaire, un lieu en périphérie des grandes villes ou en campagne tout en tenant compte du coût de déplacement pour se rendre à votre séminaire. Il vous faut ensuite tenir compte de la capacité d’accueil, du matériel mis à disposition, de l’hébergement si votre séminaire dure plus d’une journée, de la restauration et des loisirs à proximité. Dans le cas où votre budget peut vous permettre de choisir un lieu original, luxueux ou avec du charme, n’hésitez pas à surprendre vos invités en organisant votre séminaire dans hôtel de luxe, un château, un théâtre ou un musée, une villa ou une maison de caractère.

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Organiser un séminaire à votre image

Tout d’abord, sachez qu’un séminaire réussi donnera une image positive de votre entreprise, à l’inverse un séminaire mal organisé donnera une image négative de votre entreprise. Le véritable objectif d’un séminaire est de pouvoir faire ressortir quelque chose de positif lors de cette réunion, de pouvoir faire passer un message à une équipe ou de motiver celle-ci afin d’atteindre un objectif.

Allier travail et activités ludiques

Il faut savoir que l’organisation d’un séminaire ne se limite pas obligatoirement à une réunion. L’organisation d’un séminaire, c’est aussi la possibilité d’organiser des activités, des visites ou des animations pour divertir les participants et renforcer la cohésion d’équipe. On parlera alors de séminaire team building. Le but étant de faire passer un message à travers ces activités et de permettre aux participants de se connaitre en dehors du contexte travail. Le plus souvent, c’est à la fin du séminaire que les participants s’adonnent aux activités et aux animations. Il existe de nombreuses activités team building : parcours d’accrobranche, tyrolienne, rafting, randonnée, cours d’œnologie ou de gastronomie, dégustations de produits du terroir, visite de châteaux, de monuments, rallye en voiture ancienne… Toutes ces activités doivent être choisies en fonction de vos participants, du thème de votre séminaire et du message que vous voulez faire passer.

Nous sommes là pour travailler, pourquoi choisir un beau cadre ?

Une salle de réunion confortable, aérée et très lumineuse permet aux participants d’être dans de bonnes conditions, ils sont alors détendus, zen et prêts à vous écouter. Le cadre extérieur est aussi très important, d’autant plus si votre séminaire est sur plusieurs jours. Une fois la réunion terminée, les participants doivent pouvoir se ressourcer et se divertir. Quoi de mieux que de sortir d’une réunion et se retrouver face à la mer ou en montagne en pleine nature… L’idéal est d’avoir des commerces à proximités, des zones de jeux, de sports et de loisirs. Attention cependant de bien choisir un lieu calme qui ne soit pas bruyant de jour comme de nuit et de vérifier en fonction de votre choix, si il y a ou pas, des bars ou des discothèques à proximité.

Est-ce que l’organisation d’un séminaire en Espagne ou Andorre coûte moins cher ?

Si vous comparez deux hôtels 4 étoiles par exemple, l’organisation d’un séminaire coûte moins cher en Espagne ou en Andorre mais il vous faut comparer des prestations identiques. En France, un hôtel 4 étoiles est généralement plus luxueux qu’un hôtel 4 étoiles en Espagne ou en Andorre, la qualité des services est aussi différente et légèrement supérieure en France. Depuis quelques années, l’écart en termes de qualité et de prestations hôtelières entre ces pays se réduit peu à peu et donc l’écart tarifaire se réduit également. Votre choix doit donc se porter sur le coût global de l’organisation de votre séminaire, il vous faut tenir compte des prestations proposées et ne pas oublier de prendre en considération le coût du déplacement pour se rendre sur le lieu de séminaire.