Organisation soirée entreprise : notre savoir-faire

Organisation soiree entreprise sudouestpassion

Organisation soirée entreprise : découvrez notre savoir-faire

SudOuestPassion est une agence évènementielle spécialisée en organisation soirée entreprise sur Toulouse, Bordeaux, Montpellier, Biarritz, Carcassonne, Barcelone et dans tout le Sud-Ouest de la France. Nous avons imaginé pour vous des concepts clés en main pour l’organisation de votre soirée mais réalisons également des soirées sur mesure, quelles que soient la taille et les spécificités du projet, public ou privé.

Nous proposons des lieux adaptés pour accueillir toute sorte d’activités comme le lancement d’un produit, une réception, un anniversaire entreprise, une soirée promotionnelle, un événement festif, un vernissage ou un événement de fin d’année (arbre de Noël).

Quelques chiffres

En tant qu’agence évènementielle et ayant plus de 15 ans d’expérience dans le domaine du MICE, SudOuestPassion organise environ 600 événements annuels. Le rythme fréquent de nos évènements nous permet de connaitre parfaitement les lieux proposés et les prestataires qui nous accompagnent. Avec plus de 120 lieux visités et examinés par notre équipe puis notés par nos clients (notation client pour chaque événement organisé), nous vous garantissons de choisir le lieu qui correspond au mieux à vos attentes et à votre budget. Chaque prestataire avec qui nous travaillons (traiteur, animateur, artiste) est également noté par nos clients dans le but d’améliorer constamment nos prestations. Nos intervenants ont en moyenne plus de 10 ans d’expérience et parlent couramment Français, Anglais ou Espagnol. Nous disposons également d’interprètes Chinois, Russes, Allemands, Italiens et Portugais…

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Notre savoir-faire en vidéo

SudOuestPassion vous accompagne

Notre rôle est de vous accompagner avant, pendant et après votre événement, comprendre vos attentes et vous proposer un devis en adéquation avec votre budget.

Organisation evenement

1- Définir ensemble vos objectifs

Avant de choisir le lieu et les prestations il vous faut définir vos objectifs : pourquoi voulez-vous organiser votre soirée entreprise ? Dans quel but : motiver vos collaborateurs, remercier ou fidéliser vos clients, inviter des prospects ? Une fois ces objectifs définis, nous pourrons adapter votre communication en fonction de cette cible, chercher à savoir ce qui les intéresse et définir un thème pour votre soirée.

2- Choisir les moyens humains et logistiques

En fonction de vos objectifs préalablement définis, nous pourrons ensemble définir les moyens humains et logistiques à mettre en œuvre pour préparer votre soirée. Pour cela, SudOuestPassion dispose de chefs de projets, assistants, webmasters et designers… qui vous accompagneront dans la préparation de votre soirée. Côté logistique, il s’agit de définir les outils à mettre en place pour la préparation, la communication et l’envoi des invitations. Plusieurs options sont possibles en fonction de votre cible, de la création d’une invitation cartonnée ou au format électronique à la mise en place d’un site web dédié à l’événement.

3- Choisir le lieu

La première impression est souvent déterminante, le lieu est donc l’un des critères les plus importants. Quand vos invités arrivent, ils doivent immédiatement être séduits par le lieu. Le choix du cadre peut être porté sur un château, un domaine public ou privé, un mas, un manoir, une maison de maître, une péniche, un yacht ou une auberge en pleine montagne… De nombreux endroits dans les villes, villages et espaces naturels s’adaptent parfaitement à l’organisation d’événements dans le sud-ouest. Ce lieu est à choisir en fonction du thème de votre soirée et de la cible de vos invités. L’accès, le stationnement et le temps de déplacement de vos invités pour se rendre sur le lieu de votre soirée est à prendre également en considération.

4- Miser sur un accueil rapide et convivial

L’accueil est très important, il renforce la bonne image que les invités ont eu en découvrant le lieu et représente le point de départ de votre soirée. Il se doit d’être rapide, professionnel et convivial. Pour cela, SudOuestPassion peut mettre à disposition des hôtesses et des tablettes numériques pour enregistrer rapidement vos invités et remettre des badges si nécessaire. Nos hôtesses d’accueil sont toutes habituées à gérer un nombre important d’invités (accueil et vestiaire). Nous choisissons aussi la tenue vestimentaire pour être en adéquation avec le thème de la soirée.

5- Ne pas négliger le mobilier, le son, la lumière et la décoration

Choisir un beau lieu de réception est indispensable mais ne négligez surtout pas le mobilier ou la décoration. En fonction du thème de votre soirée, nous vous proposerons le mobilier adéquat. La décoration viendra compléter votre salle de réception. Pour finir, notre régie pourra mettre le tout en valeur avec des effets de lumières et une musique de fond.

6- Le traiteur

Un beau lieu de réception, un accueil parfait, une décoration et un mobilier en accord, il ne vous manque plus que de séduire vos invités avec la restauration. Pour cela, SudOuestPassion vous choisira un traiteur en adéquation avec le thème choisi. Les serveurs quant à eux sont gérés par le traiteur.

7- Choisir les prestataires

Hôtesses, régisseurs son et lumières, animations…, tous les prestataires présents lors de votre soirée seront encadrés par un ou plusieurs coordinateurs de notre agence qui veilleront au bon déroulement de votre événement.

 

Organisation soirée entreprise savoir-faire

Nos services

– Recherche de lieux et repérages.
– Recherche de prestataires : hôtesses d’accueil, traiteurs, décorations, mobiliers, régie son et lumière…
– Propositions d’animations : artistiques, ludiques, culinaires, orientées cohésion ou ambiance.
– Accompagnement dans l’organisation de l’événement : avant, pendant et après la soirée.
– Gestion des participants.
– Envoi et gestion des invitations.
– Création de badges.
– Accueil des invités.
– Gestion de la sécurité : sécurité générale, sorties de secours, évacuation incendie, surveillance parking.
– Mise à disposition de taxis ou VTC.
– Gestion de l’hébergement.
– Création d’un site web entièrement dédié à l’événement.
– Mise à disposition de photographes, caméramans : reportages photos et/ou vidéos.
– Possibilité de créer une animation visite virtuelle en 360° [pour visualiser, cliquez ici].